学生档案是国家人事档案的组成部分，是毕业生在校期间的生活、政治、学习、身体状况及各种社会实践的真实记录，是毕业生就业及今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。根据《中华人民共和国档案法》，结合我院的实际情况，为加强学生档案管理，特制定本办法(下称《实施办法》)。
第一条：我院学生档案由学生工作办公室统一管理。
第二条：学生档案进档材料有：新生高考纸质档案、入学通知书(含存根)、新生入校登记表、入学体检表、学年鉴定、毕业生登记表、奖励决定、处分决定、学生成绩单、实习考核表、学士学位申报审批表、毕业生就业报到通知书、职业资格申报审批表以及其它需要进入的材料。
第三条：辅导员必须及时做好档案的接收和材料的归档，接收时要认真检查档案有无破损、材料内容是否完整无缺。
第四条：学生在校期间的管理关系发生变更，辅导员应及时将其档案进行交接。
第五条：学生档案移出校外，辅导员必须整理密封好，经学院领导同意，登记造册后交招生就业指导处负责办理。
第六条：学生档案的利用必须持有效证明，经学院领导批准后，办理查阅登记手续，在指定的地点进行查阅，查阅后应及时归还，由辅导员清点复核。
第七条：学生本人及家长不得查阅学生个人档案。
第八条：考研、考公务员的毕业生，由于受报到时间的限制，毕业生可持录取通知书（或录用函）自带档案。
第九条：毕业生档案应于毕业当年六月底前完整移交招生就业指导处进行审档。已落实就业单位的毕业生档案随就业报到通知书移至用人单位；择业代理的毕业生档案移至江西省高等院校毕业生就业服务中心；其他毕业生档案按要求移至生源所在省高校毕业生档案管理部门。
第十条：凡不符合查（借）阅档案要求的，辅导员有权拒绝。
第十一条：对擅自提供摘抄、复印、销毁或丢失学生档案材料者，按相关规定给予处分，情节严重的按相关法律法规追究责任。
第十二条：本《实施办法》由由院学生工作办公室负责解释。