外国语学院教学档案管理制度

发布时间:2014-11-19 发布部门:人员机构 浏览次数:21  【字体:  

一、教学档案工作的基本原则与要求

1.所有在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2.教学档案是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是全部档案的主体、核心和重点。

3.教学档案的管理实行集中统一管理,要确保教学档案的完整性、准确性、系统性和安全性,便于开发和利用。

4.教学档案是教学管理的重要组成部分,要纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任制,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5.应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案管理人员统一管理教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交。

6.努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

7.逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

 

二、教学档案归档范围的确定

1.确定的原则

1)归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证其完整性、准确性和系统性。

2)归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2.归档的主要内容和重点

 

1)归档的主要内容包括综合管理、学校与实验室建设、课堂教学与实践、教材等方面(具体归档范围详见保管期限表)。

2)归档的重点是我系在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的以不同载体出现的文件材料。

3、不归档的文件材料

1)上级有关教学的未定稿文件。

2)重份文件。

3)无查考利用价值的事务性临时性文件。

4)非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

5)校内其他单位发来的文件。

6)与校外或外系交换来的材料。

 三、教学文件材料的立卷与归档流程

1.形成与积累

1)档案管理人员向有关部门领取各种教学文件材料及表格。

2)按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

3)归档的教学文件材料,必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

4)教学档案管理文件一般归档一份,重要的教学文件(教师论文、专著、优秀教材等)除原稿外,酌加副本。

2.整理组卷

1)档案管理人员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

2)根据教学文件材料的形成规律,保持有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量较多的可分别组成若干卷,每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少者按不同内容分别组成簿卷。

3)在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4)卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后;批复在前、请示在后的要求排列。

5)卷内材料一律拆掉金属物,应对破损的文件材料应进行修补。

 

6)凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

7)各种材料大小均为16开,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

8)书写材料所使用的纸张、墨水等材料要优质,字迹要工整,严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,以便长期保存。

9)文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与方案材料卷一致的档号。

3.归档

教学综合管理文件应于年底寒假前归档,其他各类材料应于学期末放假前归档。

四、档案管理人员工作岗位责任制

1、做好我院教学文件材料的形成积累工作。

2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向学校档案室移交。

3、做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

 

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